Коммуникаторы тратят огромное количество полезного времени, попадаясь в ловушку значимости того, что´ они направляют. Действительно, им следует знать достаточно об офисе и линиях, чтобы знать, куда что должно идти, но очевидно, что они не могут усвоить все данные, которые должны усваиваться пятьюдесятью людьми, работающими полный день. С посланием нужно делать следующее: посмотреть, куда оно должно идти, и удостовериться, что оно идёт правильным маршрутом.
Когда вы берёте какую то частицу, вы не должны, посмотрев на неё, класть её обратно, не направив её и не избавившись от неё. Не следует брать в руки лист бумаги дважды, когда это необходимо сделать всего лишь один раз. Пусть у шляпы коммуникатора никогда не будет корзины «Отложенные». Корзина «Отложенные» может существовать только для шляпы клерка, если коммуни катор носит такую шляпу.
Не ворчите и не сетуйте, когда у людей линии работают неправильно. Тща тельно обучайте их тому, какой должна быть правильная работа линий. Ком муникатор – это администратор по административному обучению офиса ОХС.
Поддерживайте линии в полном порядке.
Когда у вас есть послания, которые нужно отправить в виде телеграммы, телеграфом или авиапочтой, не затягивайте с их отправкой – как только они попали к вам в руки, отправляйте их; это поддерживает линии в полном порядке. Никогда не позволяйте залёживаться сообщению, которое должно быть отправ лено в виде телекса или телеграммы, телеграфом или авиапочтой, даже если это телеграмма, которая должна быть передана ночью по сниженному тарифу, отправляйте её как только вы её увидите, а не когда вам захочется.
Даже если у коммуникатора есть другие шляпы, его первоочередная обязан ность – это коммуникация. Всё его внимание должно быть направлено на то, чтобы организовывать и отлаживать линии до тех пор, пока они не станут пригодными к использованию, а не на то, чтобы пытаться кое как подлатать систему коммуникации, потому что «всё так загружено, что нам некогда делать это правильно». В обязанности коммуникатора входит следить за наличием корзин, центров получения и рассылки сообщений, за наличием телефонов; следить за тем, чтобы можно было посылать телеграммы и почтовые отправления. В его обязанности также входит следить за тем, чтобы всё вышеперечисленное аккуратно хранилось на своих местах и чтобы при необходимости количество всего этого увеличивалось или приводилось в соответствие с потребностями. Не должно быть такого, что новый человек приходит в офис в понедельник, а корзины для него вы заказываете к субботе – человек приходит, вы даёте ему корзины, даже если вам придётся их сделать из коробок для канцелярских принадлеж ностей; затем вы заказываете нормальные корзины.
Задать темп работы офиса – это обязанность коммуникатора. Если что то необходимо сделать, он делает это немедленно, и, молниеносно приводя линии в полный порядок, он даёт всему офису представление о скорости. Если коммуни катор будет медлительным, то весь офис начнёт работать медленно. Скорость всего офиса в конце концов приходит в соответствие со скоростью коммуникатора, и коммуникатор типа «подождите немного» может снизить скорость работы офиса до такой степени, что офис потерпит неудачу.
Технически существует пять способов оборвать линию. Существует и ещё один. Он состоит в том, чтобы коммуникатор был вечно недовольным или апатичным, или чтобы у него был скверный характер. Сердитым рычанием вы можете разорвать линию на куски. Вы можете раскромсать всю сеть тем, что вы никогда не улыбаетесь.
Если у кого то есть привычка заглядывать в офис ОХС поговорить и побол таться там без цели, они разрывают линии просто тем, что сами не находятся ни на каких линиях и не дают сотрудникам рассылать послания. Люди, которые мешают сотрудникам в офисе, прерывают поток посланий и рабочих документов. Проследите за теми, кто это делает, составьте список, и вы в конечном счёте определите, что это делают всего несколько человек. Доложите о них в централь ную организацию как о тех, кто, по всей вероятности, уменьшает размер условной единицы, сведите к минимуму количество личных визитов, а когда ваших намёков не слышат, используйте 8 К в Тоне 40. Такие визиты могут довести вас до полной остановки, и у коммуникатора, который не будет направлять людей, не будет линий.
Когда появляется новое оборудование, используйте и изучайте его и знайте его лучше, чем те, кто будет на нём работать, даже если вы никогда впоследствии не будете пользоваться им. По сути, всё это – оборудование для коммуникации, и, когда оно используется неправильно, оно замедляет ваши линии. Для того чтобы знать, как остановить неправильное использование оборудования, вы должны уметь им пользоваться, поэтому, когда появляется и демонстрируется новое оборудование, станьте заинтересованным зрителем, а затем ознакомьтесь с ним, и если оператор использует его неправильно, то пили´те, пилите, пилите людей до тех пор, пока оператору не прояснят, как работать с этим оборудованием или пока его не заменят компетентным оператором.
Даже если вы не занимаетесь помещением документов на хранение в файлы, то вам всё равно лучше бы уметь делать это, причём очень хорошо. Поскольку если вы, коммуникатор, знаете всё о файлах, то вы можете делать две вещи: вы можете надлежащим образом удалять различные частицы со своих линий и вы можете снова извлекать их из файлов, когда это необходимо; и есть ещё одна причина, для чего нужно знать файлы – для того, чтобы быть в состоянии взять кого угодно откуда угодно и научить его размещать документы по файлам, когда стопки документов станут слишком высокими. Шляпу ведения файлов может носить кто то другой, но файлы относятся к компетенции коммуникатора, и когда файлы находятся в плохом состоянии, я обращаю взгляд на него.
СТАНЬТЕ КЛИРОМ.